Planificar y organizar un evento puede ser, a menudo, un auténtico rompecabezas. Son muchas las preguntas que a uno se le vienen a la mente, como qué tipo de evento es el más adecuado, cómo se debe estructurar o cuál es el mejor sitio para llevar a cabo el mismo.
Sea cual sea el tipo de evento que quieras organizar e independientemente del tamaño del mismo, contar con una agencia que te respalde y se encargue de todas las gestiones puede ser la opción más idónea.
¿Por qué contratar una agencia para la organización de eventos?
Empresas de todo tipo y tamaño han tenido que producir algún evento como mínimo una vez en su vida. Ya se trate del lanzamiento de un producto, de un evento corporativo o de una fiesta de navidad, hay muchas razones por las que las organizaciones celebran y organizan eventos.
Sin embargo, la función de producir estos eventos suele recaer en manos de aquellos cuyo cargo principal tiene poco que ver con la gestión de eventos: el departamento de marketing. Aunque el marketing y los eventos funcionan bien en sincronía, la organización de eventos supone más de lo que la mayoría de los profesionales de este sector pueden gestionar con su carga de trabajo.
Esta es la principal razón por la que se aconseja dejar dicha organización en manos de terceros, concretamente de una agencia especializada. Y es que son muchas las ventajas de contratar a una empresa de gestión de eventos, como conseguir que estos sean rentables, exitosos y acordes con la marca.
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Pasos para organizar un evento
Definir los objetivos
El primer paso y más esencial es definir cuáles son los objetivos del evento, es decir, qué es lo que se pretende conseguir con el mismo. ¿Promocionar un producto o servicio? ¿Captar clientes potenciales? Sea cuál sea el objetivo, tenerlos claros es esencial para poder medir los resultados.
Crear un briefing del evento y plan de comunicación
Una vez establecidos los objetivos del evento en cuestión, es momento de crear un primer briefing mediante una lluvia de ideas, y un posterior plan de comunicación.
Elaborar el presupuesto estimado
Definir el presupuesto del evento es esencial para saber cuáles serán los gastos que el cliente puede asumir y qué partidas pueden intentar recortarse. De este primer esbozo deberá salir el presupuesto final, dividido por partidas.
Diseñar un cronograma
El diseño de un cronograma es otro aspecto crucial que hay que tener en cuenta para organizar un evento con éxito. En este punto, se definirán todas las partidas con detalle y se realizará una planificación meticulosa contemplando los timings y la asignación de funciones.
Realizar un listado de los invitados
El siguiente paso consiste en detallar la lista de los invitados. En función de la misma, se podrán establecer otros aspectos como el lugar del evento. Y es que no vale cualquier sitio, sino que hay diferentes variables como el aforo y las prestaciones del lugar para decidir qué es más conveniente.
Decidir lugar y fecha del evento
Como ya hemos avanzado, una vez tenemos claras las personas invitadas, es momento de buscar un lugar que cumpla con todos los requisitos y condiciones necesarias para llevar a cabo el evento. Asimismo, se deberá tener en cuenta la fecha para poder efectuar la reserva.
Enviar las invitaciones con la convocatoria
Una vez definida la lista de invitados, el lugar y la fecha del evento, es momento de enviar las invitaciones de la convocatoria a los futuros asistentes. Es primordial hacerlas llegar a tiempo para que las personas puedan reservar la fecha señalada.
Ejecutar el plan de comunicación y marketing para la promoción
Ejecutar un buen plan de comunicación y marketing para promocionar el evento es esencial para que este tenga repercusión. Piensa que este no se venderá por sí solo, por lo que hay que emplear diferentes técnicas y estratégias para que los invitados decidan asistir.
Desarrollar el evento
El penúltimo paso es el desarrollo del evento en sí. Se trata básicamente de llevar a cabo todo lo planeado en los puntos anteriores, sin más secretos.
Generar un informe con la evaluación y conclusiones de la organización
Una vez acabado el evento, es necesario generar un informe con la evaluación de los resultados y las conclusiones. Esto servirá para determinar si se han alcanzado los objetivos establecidos mediante la medición de los KPIs (Key Performance Indicators), y cuál es el retorno conseguido.
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