Cada vez son más las empresas que invierten energía y dinero en la organización de eventos empresariales. La razón es sencilla: se pueden obtener muchos beneficios, siempre y cuando la organización del evento sea óptima. Por este motivo, desde Prosales te explicamos 8 tips para organizar un evento empresarial perfecto.
1. Determina tus objetivos
En primer lugar, tómate un tiempo para establecer los objetivos que quieres conseguir con el evento. ¿Quieres fortalecer la autoridad y la presencia de marca? ¿Quieres conseguir nuevos contactos para abrir nuevas perspectivas de negocio? Define tus objetivos lo más detalladamente posible: te resultará más fácil alcanzarlos.
2. Establece un presupuesto
El aspecto económico juega siempre un papel decisivo en la organización de eventos. Comprueba los costes para asegurarte de que obtendrás beneficios de tu inversión y trata de ahorrar dinero en lo que puedas. Consulta a expertos externos si deseas asesoramiento profesional, o utiliza programas informáticos específicos para gestionar los gastos.
Tener tu presupuesto claro es importante para tener una idea de lo que puedes ofrecer en tu evento y lo que no. Piensa que las posibilidades son muchas, pero todo dependerá del presupuesto del que dispongas. Si es muy ajustado, por ejemplo, ¿por qué no recurrir a fórmulas de patrocinio para conseguir refuerzos financieros? Son muchas las marcas dispuestas a hacer aportaciones económicas a cambio de publicidad.
3. Define tu público objetivo
Los invitados son el centro del evento, recuérdalo siempre, incluso fuera del contexto laboral. El tercer paso, por tanto, se refiere a la elección selectiva de los invitados: ¿quién?,¿cuántos? y ¿cómo?. Será el contenido del acto lo que te ayudará a determinar a quién invitar y cómo los invitarás.
Una vez que sepas cuál es tu público objetivo, será fácil responder a la segunda y tercera preguntas (cuántos y cómo). Si decides enviar las invitaciones por correo o en papel, tendrás que reservar tiempo para el recall telefónico, ya que es algo que a menudo se olvida y lleva bastante tiempo.
4. No es solo una cuestión de ubicación
Sí, la elección de un lugar espectacular puede ser ventajoso para tu evento, pero no es lo más importante. La fecha en la organización de eventos empresariales es un factor fundamental si queremos asegurar la asistencia de la mayoría de nuestros invitados. Además, es esencial concentrarse en el contenido del acto, porque es este, y no el entorno, lo que realmente aprecian y recuerdan los participantes.
5. La tecnología, tu arma secreta
Vídeos tridimensionales, videoconferencias de alta calidad, cursos online, mapping… Gracias a la tecnología, puedes presentar tus contenidos de forma original y dinámicos r, dejando a los participantes boquiabiertos.
6. Utiliza las RRSS
Utiliza las redes sociales para “dialogar” con los participantes: publica fotos de la reunión, etiqueta a las personas y utiliza hashtags creados para la ocasión. Después del evento, envía un correo electrónico para agradecerles su asistencia y proponerles contenidos interesantes. Pequeños gestos que te permitirán fidelizar a los participantes y crear una relación duradera.
Más información sobre
Eventos
7. Sé original. Haz que el evento sea memorable
Cuando asistimos a un evento queremos que nos sorprendan, ¿no es así?. Sin embargo, para ello no es necesario recurrir a trapecistas y acróbatas: basta con elegir soluciones, tanto visuales como de contenido, que se alejen de lo “ya visto”. Una perspectiva nueva y fresca, distante de un enfoque estándar, te ayudará a captar la atención de tu público, mejorar su experiencia y dejar una huella en su memoria.
8. El toque final. Recurre a una empresa especializada
Algunos eventos son, a veces, demasiado complejos para ser manejados sin ayuda. En estos casos, puede ser útil recurrir a la ayuda de empresas especializadas como Prosales. Nuestra organización garantiza calidad, originalidad, control del presupuesto y optimización de los recursos, para el éxito de tu evento empresarial.